Søknader om opphold behandles av referansegruppa for Metochi, og tildeling av plass skjer fortløpende.
Søknader med kursinnhold som faller inn under temaene nevnt i formålet for Metochi vil prioriteres. Tildelingen foretas hovedsakelig utfra faglige kriterier, men i tilfeller med flere like relevante søknader, vil interne søknader fra Universitetet i Agder prioriteres. Gruppestørrelse, finansieringsmuligheter og gjennomførbarhet vil også tillegges vekt. I tillegg vil følgende kriterier tillegges vekt: Faglig nivå på kursets innhold, årlige/jevnlige kurs, bidrag til realisering av Metochis mål, nettverksbygging i Hellas og i Norge og renommebyggende tiltak.
Alle søkere blir tilskrevet etter tildeling. Søkere som får tildelt plass vil motta en kontrakt med informasjon om avbestillingsbetingelser og deposituminnbetaling. Metochi tar imot enkeltpersoner, små og store grupper. For grupper som ikke ønsker å dele med en annen gruppe i uker med flere søkere, er minimumsantallet 30, eller pris tilsvarende 30 deltakere. Maksimumsantallet er 50.
Sesongen varer fra slutten av april til slutten av oktober.